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高職學生檔案管理中電子檔案技術的運用

添加時間:2018/08/31
  摘要:伴隨科技的飛速發展和數字化時代的到來, 電子檔案越來越受到諸多高校的歡迎, 許多高職學校也紛紛引進電子檔案管理方法, 使得學校檔案管理工作更加先進和科學。電子檔案管理如何運用于高職院校的檔案管理中, 以何種方式運用更加科學和有效, 充分挖掘出電子檔案管理的優勢, 以使得高職學校檔案管理在電子檔案管理的引進之下發展得更加全面。
  
  關鍵詞:電子檔案管理; 高職學校; 應用;
  
  目前由于科技的發展和社會的進步, 電子化和數據化的大時代已經到來, 許多新興領域和高科技逐漸應運而生。近幾年的電子檔案管理在檔案管理中慢慢占據了主導地位, 許多的高職院校也由原來傳統的檔案管理方法轉變成科學的電子檔案管理方法。電子檔案管理為學校的檔案管理提供了科學的方法和有效的幫助, 因此, 如何更加良好的將電子檔案管理運用到高職學校的檔案管理中, 使電子檔案管理能夠更好地為學校的檔案管理提供服務。
  
  一、電子檔案管理的特點
  
  電子檔案管理的原理是利用現代的計算機技術和網絡電子設備, 通過辦公自動化系統, 從而對檔案館的檔案進行專業科學的管理。
  
  1. 電子檔案管理的管理對象
  
  與傳統的檔案管理不同的是, 電子檔案管理的管理對象是以數字信息和載體為主的管理對象, 而傳統的檔案管理則是以紙質稿為對象。這樣的轉變主要是引進電子檔案管理之后, 管理人需要通過操作電子設備, 將傳統的紙質稿轉化為掃描件、電子word文檔、電子excel表格等的電子檔, 從而完成對檔案的電子管理工作。如此一來, 電子檔案管理的管理對象也由傳統的紙質檔案變成了現在的電子檔案。
  
  2. 電子檔案管理的方式
  
  相對于復雜繁瑣的傳統檔案管理方法, 電子檔案管理的方法更加簡單和便捷。原來傳統的檔案管理最常用的方法步驟是管理者直接對紙質檔案進行手操式分類和整理, 學校常用的分類方法通常包含按一級 (或二級) 學科分類、按字母前后順序分類、按紙質檔案年限分類、按常用和非常用分類等等分類方法, 而后再根據以上類別進行手動分類存放。而電子檔案管理的管理方式則是管理者將檔案分好類別之后, 再借助計算機的網絡特性, 管理者直接登錄校檔案館的網站, 將其分門別類地進行網絡管理, 以方便使用者直接在網上進行檔案的查閱和復制。
  
  二、電子檔案管理在高職院校檔案管理中的應用
  
  1. 建立完善的電子檔案管理制度
  
  電子檔案管理要想更好地融入到高職院校檔案管理中去, 以真正為高校的檔案管理提供科學有效的服務, 高職院校必須根據本校檔案的實際情況, 制定出相關制度和規定, 為此應用提供良好的制度保障。目前, 我國許多先進的高職院校都已紛紛制定出《電子文件歸檔管理辦法》《電子文件收集管理規定》以及《檔案工作人員考核制度》等制度。同時, 高職院校在執行以上這一系列制度和辦法時, 必須結合本院校的檔案現狀和實際情況展開實施。
  
  2. 重視檔案管理員的培訓管理工作
  
  電子檔案管理也需要進行檔案的收集和分類。目前許多高職院校的檔案管理員由于對電子設備操作不夠熟練, 辦公軟件的操作技術不到位, 電子檔案管理高效、便捷的優勢無法充分體現。因此, 在將電子檔案管理技術運用到本校的檔案管理工作中之前, 學校務必要對檔案室的檔案管理員開設專業的電子檔案管理的培訓課程, 包括計算機系統操作培訓課程、辦公軟件操作培訓課程以及校檔案館網站管理培訓課程等專業的電子檔案管理培訓課程。檔案管理員只有在熟悉了現代的設備、軟件和網頁管理操作流程的基礎之上, 才能夠更加專業、更加自信地完成電子檔案管理的工作, 為學校的檔案管理提供更具現代化的服務, 從而增加學校檔案管理的科學性, 推進實施本校檔案管理工作, 完善檔案管理相關制度。
  
  2.加強電子檔案的歸檔管理
  
  電子檔案的歸檔是指檔案管理員通過系統、科學的整理, 將有參考意義的電子文檔、圖和聲像等材料, 從計算機的存儲器或從網絡上拷貝到可脫機的存儲載體上來, 以便長期保存的歸檔過程。由此可以看出, 檔案管理員在進行檔案的歸檔時, 為了排除一切對電子設備的運行有害的干擾, 例如摻夾在圖像中的病毒等, 務必首先要對電子檔案進行真假鑒定。可以通過對電子檔案進行殺毒處理, 在確認了這些檔案無誤無毒的前提下, 再對其進行分類歸檔。除此之外, 在進行電子檔案歸檔管理的工作過程中, 電子檔案的完整性也是同等重要的。保證電子檔案的完整性, 并將重要文件進行掃描處理, 務必保存文件的掃描件, 并整合成完整的PDF文檔, 而后進行存檔處理, 為檔案使用者提供更加精確的檔案數據和文件信息, 并將紙質稿一并保存, 從而實現檔案歸檔的雙軌制, 避免因缺乏紙質稿而丟失了可靠信息的缺點。
  
  三、結語
  
  電子檔案管理為高職院校的檔案管理工作提供無限的便捷和好處, 降低學校的檔案管理工作復雜度, 提高了學校檔案管理的工作效率, 方便檔案使用者查閱和利用檔案, 減輕了檔案管理者的工作量。這些優勢是傳統檔案管理所無法企及的。與此同時, 今后高校需要持續完善電子檔案管理制度, 重視對檔案管理員的管理培訓工作, 加強電子檔案的歸檔管理, 使其更好地為學校及師生服務, 發揮其自身的優勢和作用, 最終推動檔案事業的發展。
  
  參考文獻
  
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